Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind eine Digitalagentur mit Leidenschaft für sinnvolle digitale Transformation. Bei uns treffen Strategie, Design und Technologie aufeinander – und schaffen digitale Plattformen, die Unternehmen wirklich voranbringen.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine engagierte Assistenz, die organisatorisch stark ist, den Überblick behält und Freude daran hat, Strukturen zu schaffen, in denen Menschen gerne arbeiten.

Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund. Dabei übernimmst du eigenverantwortlich Aufgaben in folgenden Bereichen:

• Organisatorische und administrative Unterstützung

  • Termin- und Reiseplanung, inklusive Reisekostenabrechnungen

  • Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings

  • Erstellung und Pflege von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen

  • Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

• Office Management & interne Organisation

  • Sicherstellen eines reibungslosen Büroalltags für die GF – vom Empfang bis zur Materialbeschaffung

  • Organisation und Verwaltung der Büroabläufe, Infrastruktur und Ausstattung, Sekretariat, analoge und digitale Aktenablage

  • Planung und Koordination interner Events (z. B. “Dienstagslunch”, Meetups, “Märchenstunde”, Sommer-/Weihnachtsfeier)

  • Unterstützung im HR (Urlaub, Krankheit, On-/Offboarding)

• Finanzielle und administrative Aufgaben

  • Vorbereitende Buchhaltung in Zusammenarbeit mit Steuerberatung

  • Verwaltung von Eingangsrechnungen, Belegen und Auslagen

  • Unterstützung beim Controlling und Reporting

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer Agentur oder einem dynamischen Umfeld

• Ausgeprägtes Organisationstalent und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise

• Verbindliches, freundliches Auftreten und Freude an Teamarbeit

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Office, Google Workspace, Slack, Datev Unternehmen Online)

• Optional wünschenswert: Teamleader, Confluence, KI-Anwendungen wie ChatGPT, aufgeschlossen und neugierig für digitale Helfer

• Sehr gute sprachliche Fähigkeiten in Deutsch und Englisch

Was dich erwartet

• Ein herzliches, kreatives Team und ein inspirierendes Arbeitsumfeld

• Flache Hierarchien, offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege

• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, auch hybrid zu arbeiten

Please note: We welcome direct applications from candidates. We kindly ask recruitment agencies to refrain from contacting us by telephone.

Wir sind Basilicom. Als Digitalagentur unterstützen wir Unternehmen strategisch und technisch bei der Umsetzung ihrer Digitalprojekte. Wir schaffen Plattformen für PIM, E-Commerce und Customer Experience. Wir sind Pimcore Agentur Nr. 1 in Deutschland.

Interesse an weiteren Informationen zu unserer Mission, unseren Werten und unseren Projekten? Bewirb dich jetzt unkompliziert bei uns oder melde Dich gerne direkt bei Kolja, unserem Recruiting Manager, unter +49 30 / 69 5660 7346.

Wir freuen uns auf dich!